你可能和绝大多数人一样,对工作效率有两个误解:
第一个就是只要我在工作时间内专注自己完成手头上的工作,不需要休息,那么我就是有效地利用时间;
第二个就是。只要我增加工作时间或加班,那么我就能充分利用更多时间来完成任务,那么我就很有效率了。
这两个误解背后都有一个共同的信念,那就是为了更有效率,不能浪费时间。
但是人脑并不是电脑,电脑可以长时间不断地运作,并且能够很高产,而且犯错误率也保持一样。但是我们人脑就不同了,我们不能要求大脑每次都保持一样的高效状态,它的效率会随着一天过去而逐渐减少。就好像你跑了一天的马拉松后,身体都累得不行了,总不能再叫你去进行10圈的游泳吧,而大脑同样也是会累的。
你会打盹,注意力不集中,反映变得迟钝,容易发呆等等。所以今天跟大家分享的这本书叫做《每天最重要的2小时》,作者是乔希·戴维斯博士,是布朗大学机械工程学士,哥伦比亚大学心理学博士,现任神经领导力研究院研究总监以及首席教授,他的学术研究主要侧重体现认知,情绪调节,情绪神经学。
这本书看似是教你时间管理,但其实它是以你的大脑生理状况为切入点,并以5大策略教你如何调节自己的生理能量,让你能够在每天都有高产,最具有创造性和创意性的两个小时。
第一个策略,意识你的抉择点。
当你完成一项任务之后,在开始下一个任务之前,会有一个小间隔,而这个小间隔就是你的抉择点,让你可以思考并且决定要有先做哪个比较重要的任务。
很多人都忽略了抉择点的重要性,而导致自己处在一个“自动导航”的工作状态,任由大脑做决定,下场就是他们一整天都不知道在瞎忙什么,重要的事情没有做到,反而花了大量时间在无关紧要的事情上。
抉择点让我们有意识地去思考,如何善用我们宝贵的时间,只需要几分钟甚至几秒,你就能从抉择点中决定去完成哪个比较重要的任务。每个抉择点的出现都是随机的,次数有时多,有时少,我们要做的就是珍惜每个抉择点,不要忽略它的出现继续埋头苦干,而是要停下来重新思考,对你而言最重要的事情是什么,然后你应该采取什么样的行动,这样一来你才能把时间花在最值得的事情上。
第二个策略,管理你的心理能量。
我们要了解到,大脑的能量或效率会随着一天的过去而逐渐下降。理所当然的,早上到公司做的第一件事情就是要做最重要的任务。我们要确保大脑能量在最巅峰的时候做一些需要深度思考或者创造性高的工作。但是有些人却习惯先做简单的任务,又或者是先玩玩手机才工作。这些看似很轻松,但它还是会偷偷消耗你大脑宝贵的能量。
作者还提到了一个方法来减少消耗大脑能量的机会——尽量减少做选择。
你可能会发现Facebook创始人扎克伯格穿的衣服,好像来来回回都是那件灰色的T恤。就是因为他不想浪费时间在每天早上选择该穿哪件衣服。与其把大脑能量用在这种小事上,还不如用在工作的决策上更有价值。
当然我们也不必那么的极端,可以在前一天晚上先帮明天做好一些决定。比如决定好明天午餐吃什么,决定好明天早上的第一件事该做什么,又或者是提前准备好明天做策划所需要的资料等等。
第三个策略,接受你的分心。
每当你想要专心工作的时候却发现会分心,无法专注,无论是外在还是内在,总是有很多东西在打扰着我们专心工作。
外在的干扰比如主管找你,同事找你聊天,而内在的干扰则是你大脑的想法。
外在的干扰是可以避免或者减少的,比如你可以拿掉会让你分心而且不重要的东西,比如相框,模型,或是收拾杂乱的办公室。如果你想不同时打扰你,你也可以带上耳机工作,这样他们就知道没有什么重要的事就不要去打扰你了。
内在的干扰则是无法避免的,因为大脑天生就是会分心,否则我们就不会活到现在了。这是因为在远古时代的我们,在外经常需要提放猛兽或敌人,所以我们不能长时间保持专注在一件事情上。大脑会特别留意一些风吹草动,以便能够让我们随时准备战斗或逃跑。由此可见,大脑分心或走神是很正常的。
我们不要因为分心而责怪自己,也不要强迫自己长时间专注。而是在工作了一段时间后允许自己分心发呆,看看窗外的景色或聆听一些轻松的音乐几分钟。然后才会到工作上重新战斗。
而且发呆其实还有一个好处的,就是当我们想破脑袋都想不到一个好点子的时候,我们就需要休息发呆一下,或者是到楼下散散步,这时候我们的大脑就会进入“发散模式”,在这个模式中,大脑并没有停机,反倒是用来解决复杂问题的时候,大脑会变得异常活跃,你的创造力就会大大提高,好灵感就是这样发呆发出来的。
第四个策略,注意你的运动与饮食方式。
适量的运动除了可以让你的身体健康,减少容易生病的几率,还能够让你的大脑思维更加清晰,注意力更加敏锐。
作者提到,适量的运动是个重启按钮,能够有效地让你迅速恢复精神。不需要太过激烈,只需要让你稍微出点汗就可以了。当你觉得懒洋洋什么事情都不想做,又或者是接下来的任务需要你高度专注处理的话,你可以在开始任务之前运动至少20-40分分钟。比如在跑步机上跑步,外出快速行走又或者上下楼梯等等,这样做可以让你在工作的时候更加集中注意力,效率会变得更高。
此外,饮食方式也会影响大脑的工作效率。我们都知道糖分是提供大脑能量的主要来源。但是如果我们吃太多糖分的话,虽然可以让我们在15分钟之内保持专注力,但代价就是接下来我们就会变得昏昏沉沉想睡一觉。
所以作者建议我们应该尽量少吃含有高碳水化合物的食物,比如三明治,披萨,糖果,面包,苏打水等等,多吃蔬菜和水果,还有高蛋白的食物才是比较明智的选择。
第五个策略,改善你的工作环境。
适合你的工作环境可以帮你轻松专注,达到最佳的工作状态。所以我们要了解有哪些环境因素是可以减少你分心,并且可以提高你的专注力的。
环境因素主要有两种,声音和光线。
在充满噪音下的环境工作对比在安静的环境下工作,当然是后者的表现更为出色。如果你是上班族,必须要和同事共享办公室的话,那你可以戴上耳塞减少噪音,又或者是戴上耳机听一些大自然的背景音乐。
作者也提到光线会影响我们的警觉性和专注力。蓝白光类似于晴朗天气的自然光可以提高工作表现和注意力。
如果你想要提高创造力,暗淡的灯光反而是最好的选择。因为这种光线可以让你无拘无束,发挥你的想象力。
总而言之,我们不能不顾大脑的疲惫强行加班或是不间断地工作,这样做不但不会让我们更有效率,还会影响我们的工作表现。而更为科学的方法就是依照上文中提到的5大策略,来调节你的大脑能量。这样一来,你才会有更好的工作表现。
那么,你会优先从哪个策略下手去改善你的工作方式呢?原因是什么?欢迎留言讨论。